Home ofis ile ilgili yapılan 10 büyük hata ve bunlardan kaçınma yolları!
Korona krizi sebebiyle ofis çalışanları evde çalışmaya mecbur kaldılar. Bu durum binlerce şirket de bir dönüşüm sürecine sebep oldu. Çoğu şirketler, teknik olarak iyi bir şekilde ve tamamen sanal ortamda beraber çalışmaya, yani işbirliğine ani bir geçiş yaptı. Ancak teknik çerçevenin mevcut olması, işbirliğinin bundan böyle eşit derecede iyi çalıştığı anlamına gelmez. Birçok durumda, çalışanlar da yeni duruma alışmak zorundadır. Bazıları için, evden çalışmak tam bir yeniliktir, diğerleri deneyim sahibidir. Farklı bilgi seviyelerinden bağımsız olarak, uzaktan beraber çalışma ile ilgili bariz hatalar yapılabilir.
Bu yazıda sanal ortamda beraber çalışırken yapılabilen 10 büyük hata ve bu hatalardan kaçına yollarını okuyabilirsiniz.
1-Evinizde özel ve iş hayatınızı ayırmama
Home ofis ile ilgili güzel olan, ailenin ve bundan dolayı özel hayatınızın günlük işlere biraz daha yakın olmasıdır. Örneğin çocuklar web kamerası görüş alanına girer, köpek havlar ve kendiniz geçici olarak oturma odası yada misafir odasında oturmanız. Böyle bir ortamda, etkin bir çalışma moduna girmek ve akşam tekrar normal hayat moduna geçmek sizi zorlayabilir.
Öneri: sınırları belirleyin. Sabahları normal giyin, ailenizle çalışma ve aile zamanları belirleyin. Bunlar kahvaltı, kahve ve öğle yemeği molaları olabilir. Çalışma alanınızda ayrılmak önemlidir. Çalışma odanız yoksa, bir odayı tesis edin veya en azından belirli bir alanı kullanın. Günün sonunda ise şirketten eve dönüşü yerine bir yürüyüşe çıkın.
2-Elde edilen zaman tasarrufunu boşa harcama
İşe geliş ve gidiş eksikliği, çoğumuzun zamandan tasarruf sağladığı anlamına gelir. Bununla birlikte, bu kaydedilen zaman genellikle normalden daha fazla iş yapmak için kullanılır. Bu elbette tüm onurlara layıktır, ancak uzun vadeli memnuniyetsizliğe yol açar.
Öneri: Özel hayatınızdaki yükümlülükler size izin veriyorsa, kazandığınız zamanı kendiniz için bilinçli olarak (eğitim, meditasyon veya spor) için kullanın ve bunları özellikle gününüze planlayın.
3-Konsantrasyon ve iletişim sürelerini ayırmamak
Ekibinizle yalnızca e-posta ile iletişim kurarsanız, yanlış anlamalar için alan açmış olursunuz. Bir telefon görüşmesinden diğerine geçerek durmadan soruları yanıtlamaya odaklanmış ve bundan dolayı çalışmak için huzur bulamazsınız.
Öneri: Home ofis de her zamankinden daha fazla ihtiyacınız olan şey konsantrasyon ve iletişim süresi arasındaki dengedir. Bunun için home ofis de gününüzü net bir şekilde bölmeniz gerekir. Günde bir ila üç saatlik bir odaklama süresi tavsiye edilir. Bu zaman sürecinde tüm harici iletişim kapatılır ve tamamen konulara odaklanmak için ayrılır. Odaklanmış çalışma, örneğin, Pomodoro tekniği ile teşvik edilir: 25 dakikalık konsantre çalışmadan sonra, beş dakikalık bir ara verilir. Yeni e-postalarla bakmak için iş akışından sürekli kopan herkes, her zaman çalıştığı konuya tekrar konsantre olmak için tekrar zamana ihtiyaç duyar. E-postalarınızı günde üç kez kontrol edin ve telefonla kısa zamanda geri bildirim almak veya ihtiyacınız olan her şeyi halletmek için en verimli yöntemdir.
4-Toplantıları verimsiz bir şekilde, sanal ortamda, devam ettirmek
Kabul edelim: şirketlerde yapılan toplantıların çoğu gereksiz ve verimsizdir. Bu sadece ofis için değil, her şeyden önce home ofisdeki toplantılar için geçerlidir. Birçok şirket, gerçekten üretken olmayan yüz yüze toplantıları bir şekilde sanal ortama taşıma hatasını yapar.
Öneri: Bulunduğumuz istisnai durumu, şirketinizde uzun vadeli etkisi olan ve gelecekte de yararlanabileceğiniz bir toplantı kültürü oluşturma fırsatı olarak kullanın. Sadece istisnai durum dışında hedef, gündem ve zaman dilimi olmadan toplantı yapılmamalıdır. Ve her şeyden önce, toplantıyı yönlendiren, amaç ve zamanı akılda tutma ve dengeli konuşma katkılarına dikkat eden bir moderatör olması elzemdir! Takım ile birlikte, zaman içinde uygulanabilecek, uyarlanabilecek ve birleştirilebilecek kurallar belirlenmelidir. “Ruleguard” veya “Timekeeper” gibi yeni roller bu konuda yardımcı olacaktır.
5- Dijital ritüellerden ve rutinlerden kaçınmak
Dijital toplantılar doğrultusunda gerçek hayatda yapılan ritüeller ve rutinler yada çalışma yolunda veya ofiste uygulanan ritüeller, ev ofisinde geçmişte kalmıştır. Ama bu ritüeller ve rutinler bize iyi bir his ve yapı kazandırmak ve aynı zamanda motive edici ve üretken bir ekip atmosferi oluşturmak için çok önemlidirler.
Öneri: Her takımın, sanal ortamda, kendi ritüellerini kararlaştırması önemlidir. Birisi zorlu bir görevi tamamladığında teşekkür etmek gibi. Şu an takım üyesinin günün başında kısa bir süre içinde cevapladığı “check-in” soruları popülerdir: “Bugün kendimi nasıl hissediyorum?” ve “Düşüncelerimle tam olarak çalıştığım konuya odaklanmamak için bir neden var mı?”
6-Sosyalleşmeyi unutmak
Sosyal mesafeyi koruma zamanımda, hepimiz sosyal yoksunluk uygulamalıyız. Bu sadece özel hayatı değil, aynı zamanda iş hayatını da etkiler. Günlük kısa konuşma veya kahve mutfağındaki buluşmalar, refah için – bireysel olarak ve bir ekip olarak – gereklidir. Ancak mevcut organizasyonel ve teknik sorunlar ile birçok belirsizlik arasında, sosyal bileşeni genellikle unutulur.
Öneri: Bu zamanda sosyal bileşene dahada önem vermek gerekir. “Dijital kahve” için buluşun ya da ekip olarak cuma günler sanal ortamda buluşarak başarılarınızı kutlayın. “Warmups” ve “Icebreaker” yöntemleri ile takımınız ile eğlenebilir, dijital etkileşimin teknik olanaklarını tanıyabilir ve engelleri kaldırabilirsiniz. Ayrıca bu çalkantılı zamanlarda korku ve endişeleri ekiple paylaşmak için alan açabilirsiniz.
7-Dijital netiquette ayarlamamak
Bir ekibin home ofisde iyi bir şekilde çalışması için temel olarak dijital bir netiquette (internette sosyal iletişim davranışı için kurallar kümesi) gereklidir. Bu, rahatsız edici arka plan gürültüsü olmayan bir çalışma sesi ve arka plan ışığı veya dikkat dağıtıcı arka planlar olmadan açık bir kamera içerir. Ayrıca, aktif dinleme, takım fertlerinin konuşmalarını tamamlamasına müsaade etme ve herkesin mevcut toplantıya tam odaklanması (aynı zamanda e-postaları cevaplamadan) gibi temel kuralları da içerir. Ve bir şeyler yemek istiyorsanız, molalarda (atıştırmalıklar hariç) bunu yapmalısınız.
Bu yönlerin birçoğunu herkes bilse bile, uygulama farklı olmaktadır! Bu nedenle, belirli kural ve ilkeleri ekibinizle kararlaştırmak, katılanlar için önemlidir ve toplantılarda veya tartışmalarda uygulanır. Kararlarınız hemen işe yaramazsa eğer, toplantı davetine kuralları yazarak ve kuralların uygulanmasını sağlayacak bir kişi belirlemek yararlıdır.
8-Birbirine güvenmemek
Şirketlerde home ofisde çalışmaya karşı ana nedenlerden biri ise genellikle yöneticiler ve çalışanlar arasındaki güven eksikliğidir. Bu öngörülen home ofisi zamanlarında, bu nedenin artık yeri yoktur! Buna rağmen, elbette, güven önce gelişmeli ya da daha da genişlemesidir.
Öneri: Güvenin oluşması ve genişlemesi için, kişilerin beklentilerini ve endişelerini açıkça ifade etmeleri ve işler istendiği gibi gitmediğinde birbirlerine yapıcı geri bildirimde bulunmaları önemlidir. Bu nedenle – özellikle başlangıç döneminde – örneğin Cuma günleri düzenli geribildirim turları veya retrospektifleri eklemelisiniz. Olası kilit sorular şunlar olabilir: “Neyi iyi yaptık?”, “Ne öğrendik?”, “Gelecekte farklı olarak ne yapmamız gerekecek ve neden?”, “Denemek istediğimiz somut önlemler nelerdir?”
9-Analog dünyayı dijital dünyaya kopyalamak
Birçok şirket home ofise geçerken refleks olarak şu soruyu sordu: Şimdiki süreçi nasıl yapıyoruz ve bu süreci dijital alana nasıl taşıyabiliriz? Bu yaklaşım elbette temelde yanlış olmasa bile, bir yanlışlığa dayanır ve şirketlerin yeni fırsatları kaçırmasına neden olur. Çünkü dijital alan bize yeni çerçeve koşulları ve birçok (yazılım) aracıyla yeni fırsatlar sunuyor.
Öneri: Trello ile proje yönetiminizi tasarlayabilirsiniz ve Slack’te anında iletişim kurarken mentimetrelerle etkileşimli toplantılar ve tartışma grupları oluşturursunuz. Ve bu liste ihtiyaçlara göre uzayabilir.
10- Değişim süreçlerini küçümsemek
Organizasyon ve teknik çerçeveye ek olarak, insanların dijital alanda etkileşimli iletişim ve işbirliği de söz konusu olmaktadır! Bu nedenle temel olarak bir çerçeve oluşturarak dijital işbirliğinin tam potansiyelinin gelişebilmesi için çalışanları bir sonraki adımda eğitmek önemlidir.
Tabii ki en iyi uygulamalar (Best-Practices) ve örnekler bulunmakta, ancak her şirketin farklı çalışanlara sahip olduğu da aşikar. Bu nedenle, her şeyden önce bulgularınızı ve ekip çalışmanızı temel alan önlemleri denemeli ve uyarlamalısınız. Şirketiniz ve ekibiniz için doğru gelişimin dengesini tutabilmenin tek yolu budur. Başlarken abartmamanız için şunu daima aklınızda bulundurun: Küçük başlayın, ama başlayın!
Özet
Dünya değişiyor – ve biz tam ortasındayız. Hem sağlık hem de ekonomik düzeyde mutlak bir trajediden bahsediyoruz. Bunu kimse inkar edemez. Yine de her krizin fırsatları da söz konusudur. Bu krizin uzun vadede çalışma dünyamızı değiştireceğine inanıyorum. Gereksiz iş gezileri ortadan kalkacak ve dijital işbirliği olanakları ekip süreçlerini sürdürülebilir bir şekilde iyileştirecek ve daha da esnek hale getirecek. Şirketler sadece zamanı doldurma hatasına düşmemelidir! Şirketler daha çok kendilerini toplamak için zaman ayırmalı ve daha sonra dijital geleceği portatif olarak şekillenmelidir.