Bir yönetici için doğru şekilde yetkilendirmek sadece zamandan tasarruf etmek anlamına gelmez. Daha ziyade, doğru yetkilendirme, iyi bir liderliğin temel unsurlarından bir tanesidir. Yetki verenler, çalışanlarına motivasyon, kimlik, anlam, gelişim beklentileri sunar ve onları kalıcı bir şekilde teşvik eder. Ancak, bazı yöneticiler görevleri devretmekten çekinir. Kötü deneyimler yaşadığından dolayı kendileri görevleri “daha iyi ve daha hızlı” yapılabileceğine inanırlar. Ancak bu yol bir çıkmaza neden olur. Sonuçta, kendi başınıza yapabileceğiniz görevlerin sayısı sınırlıdır. Bazı Yöneticiler ise yetki vermeyi severler ve sıklıkla yetkilendirirler, yani işi kendilerinden uzak tutarlar. Bu şekilde çalışma hayatını kolaylaştırır ve ayrıca hatalara karşı korunduğunu düşünür. Bu tip yöneticilerin amacı ise işleri kendilerinden uzak tutmak içindir. Her iki şekilde doğru yetkilendirme ile uzaktan yakından alakası yoktur!
Niçin başarılı bir yetkilendirme yapılması gerekir?
Yetkilendirmenin eş anlamı: teslim etme, emanet etme, iletme, aktarma, dış kaynak kullanımı. Bu kelimeleri duyduğumuzda, bize çok samimi gelir çünkü hiçbirimiz her şeyi yapmadığımızdan dolayı, işlerimizi zamanında bitirebilmek için, bu kelimeleri kullanarak yardım istemiştir. Özellikle yetkilendirme söz konusu olduğunda, birçok kişi genellikle kendilerini çok ciddiye alır yani bir görevin sadece kendi başına yapabileceği düşüncesine kapılır. Bu bir tuzaktır! Çünkü bu şekilde gerçekten önemli işler yolda kalır! Bir de günlük işleri üstüne geldiğinde, aşırı bir yüklenme söz konusudur! Bu da stres yapar ve tüm çalışmalarınızı olumsuz etkiler. Yetkilendirme, daha verimli ve etkili çalışmanıza yardımcı olur. Yöneticilerin bir kısmı ancak bu şekilde çalışabilir halde kalabiliyorlar.
Yetkilendirmek için uygun koşullar
Bir başkasının görevi daha iyi çözebileceğini algılamak, cesaret ve karakter gücü gerektirir. Çünkü bunun arkasında, yöneticinin kendi yetersizliğine dair iç görüşü mevcuttur. İşte tam da bu yüzden çoğu “patron” yetkilendirmeyi bu kadar zor buluyor. Elbette, bu düşüncelerin hepsi sadece varsayımlar ve bahaneler. Bu düşünceler hiç bir şekilde ne yöneticilere ne de çalışanlara yardımcı olur! Başarılı bir şekilde yetkilendirmek istiyorsanız, kendinizi bu düşüncelerden kurtarmanız gerekir. Yetkilendirdiğiniz zaman kişilere takdir yetkisi ve karar verme alanı da vermeniz gerekir. Bu yetkilerin aktarımı yöneticiden, kendi açısından cesaret ve karşı tarafa güven gerektirir. Görevlerin devri, özellikle genç girişimciler veya şirkette yeni başlayan çalışanlar için yeni ve alışılmadık bir durumdur ve aynı zamanda bir öğrenme sürecidir. Yetki verirken, yetkilendirdiğiniz kişi de tecrübe sahibi olacaktır. Doğru yapıldığında, yetkilendirmek, çalışanları şirkete bağlamaya yardımcı olur. Sıkıcı ve rutin dışına çıkan görevler çalışanlarına takdir ve güven göstergesidir. Onlara, kendi becerilerini ve yetkinliklerini geliştirme fırsatı verir.
Çalışanınızı henüz tam olarak değerlendiremiyorsanız veya yetkilendirme konusunda çok az deneyiminiz varsa, süreç boyunca adım adım yetkilendirmek istediğiniz kişileri netleştirmeniz gerekecektir. Ancak, yetkilendirme sürecinde, tüm görevlerin çalışanlar arasında eşit derecede dağıtılmayacağı her zaman göz önünde bulunmalıdır. A çalışanı bir projede son seviyeye ulaşabilir, B çalışanı sadece üçüncü seviyeye ulaşabilir. Bu nedenle, her çalışanı bulundukları yetkilenme seviyesini göz önünde bulundurarak değerlendiriniz.
Yetkilendirme tekniği
Hangi görevler devredilebilir meselesine gelince, sizlere Eisenhower matrisi tekniği ile bu soruyu cevaplamanızı tavsiye ediyorum. Eisenhower bir yöneticinin bir iş yapmaktan daha çok yönetmesi gerektiğini (liderlik) inanıyordu. Eisenhower matrisi tekniği ile yetkilendirme sorununu, kendi felsefesini (Daha az yap, daha fazla yönet) uygulayarak, sistematik ve etkili hale getirdi.
Yetkilendirme hataları
Yetkilendirmede kaçınmanız gereken hatalar vardır. Hatalar yaptığınız takdirde, yetkilendirdiğiniz kişinin motivasyonunu kısa sürede sıfıra ulaşmasını sağlarsınız! Aşağıdaki sunulan ‘klasik’ hatalar üzerine çalışırsanız, yetkilendirme yalnızca motivasyonu artırmakla kalmaz, aynı zamanda çalışanın verimliliğine de katkıda bulunur.
Yetkilendirme yapamayan bir yönetici hiçbir zaman iyi bir yönetici olamaz! Yönetici olarak her şeyi kendi başına yapmak sizi en kısa zamanda şirketin kurumsal problemi konumuna getirir. Her işi kendiniz yapmak fikrinden kaçının!
Kerem Erdoğan